طی حدود دو سال گذشته، جهان به دلیل همه‌گیری کووید ۱۹ دچار اختلال گسترده شده است. در ماه می سال ۲۰۲۰، مارک زاکربرگ مدیرعامل فیس بوک، اعلام کرد حداکثر نیمی از کارکنان این شرکت، می‌توانند در طی ۵ تا ۱۰ سال، از راه دور کار کنند. در حالی‌که جک دورسی یک قدم فراتر رفت، به کارمندان توییتر و اسکوئر امکان کار در خانه را به طور نامحدود داد. در حالی که بعید به نظر می‌رسد که محل کارهای فیزیکی در کنار هم از سیلیکون‌ولی ناپدید شوند؛ این اعلامیه‌ها اقدامی اساسی برای ایجاد نیروی کار از راه دور به «شکل دائمی» است. با تولید و توزیع موفقیت‌آمیز واکسن، جدول زمانی برای رسیدن به وضعیت «عادی» نیاز است. رهبران باید گام‌های خود را برای بررسی وضعیت مشاغل، برای بازگشت به محل کار شروع کنند.
طی این مدت سازمان‌ها و افراد چاره‌ای جز کشف روش‌های جدید کار نداشته‌اند. بسیاری گزارش داده‌اند که طی چند ماه، با موفقیت برنامه‌های تحول دیجیتال را اجرا کرده‌اند. به عنوان مثال بسیاری از ارائه‌دهندگان خدمات بهداشتی، به سرعت وارد حوزه پزشکی از راه دور شدند. حتی شرکت‌هایی که نیاز به حضور در محل کار خود داشتند، از نوآوری‌های دیجیتال، برای بهبود مشارکت و ایمنی کارمندان و مشتریان استفاده کردند. به عنوان مثال هیتاچی سنسورها را برای نظارت بر فاصله اجتماعی در کارخانه‌ها سازگار کرد؛ بسیاری از رستوران‌ها به سرعت خدمات سفارش و تحویل مجازی را پذیرفتند. مدیران باید از خود بپرسند که چطور می‌توانند به جای برنامه‌ریزی برای بازگشت به روش‌های کاری، که حتی قبل از همه‌گیری منسوخ شده بود، نوآوری‌هایی ایجاد کنند تا کسب و کار خود را بیشتر متحول کنند.
مدیریت یک نیروی کار از راه دور آسان نیست. به مدیرانی نیاز دارد که بتوانند کارمندان را با یکپارچه‌سازی کار و زندگی در خانه، پشتیبانی کرده و بدانند که چگونه تیم‌های راه دور را هدایت کنند. کار از راه دور در طی بیماری همه‌گیر کووید ۱۹، می‌تواند به شما این احساس را دهد که مدام مشغول کار هستید. لازم است بدانید چگونه می‌توان بین کار و زندگی شخصی خود، حد و مرز تعیین کنید. همچنین از انزوای حرفه‌ای جلوگیری به عمل آورید.
قبل از همه‌گیری تحقیقات نشان می‌داد که کار از راه دور، می‌تواند رضایت شغلی و تعهد کارمندان را نسبت به یک سازمان افزایش دهد و حتی عملکرد آنها را کمی بهبود بخشد. کار از راه دور همچنین می‌تواند خستگی و استرس مربوط به کار را کاهش دهد، که احتمالاً به دلیل کاهش رفت و آمد یا ساعات انعطاف‌پذیر بیشتر است.
کار از راه دور، اشکالاتی از جمله انزوای اجتماعی و شغلی، کاهش فرصت‌های به اشتراک‌گذاری اطلاعات و دشواری در تفکیک وقت کاری و شخصی بوده است. این می‌تواند باعث شود که کارگران از راه دور ،برای اثبات خود ،ساعات بیشتری کار کنند؛ که منجر به فرسودگی شغلی شود. توانایی اتصال مداوم به کار از طریق انواع فناوری‌ها، می‌تواند باعث شود کارکنان احساس کنند همیشه فعال هستند.
کار از راه دور به دلیل ویروس کرونا، ممکن است چالش‌های اضافی ایجاد کند. با وجود سایر اعضای خانواده که بالقوه در خانه هستند، از جمله فرزندان یا شریک زندگی، اجتناب از حواس‌پرتی و وقفه ممکن است غیرممکن باشد. برای یافتن حریم خصوصی، کارمندان می‌توانند در موقعیت نامناسبی قرار بگیرند، که جلسات را از اتاق خواب یا آشپزخانه خود برگزار می‌کنند؛ به کارگیری صحیح فناوری نشست مجازی همیشه آسان نیست. این تغییرات می‌تواند باعث اضطراب و ناامیدی شود.
برای حمایت بهتر از کارمندان، مدیران نیاز به تجدیدنظر در مورد خواسته‌ها و انتظارات شغلی دارند/ به عنوان مثال اگر کارمندی سه روز در هفته کار می‌کند، اما بار کاری قابل مقایسه با پنج روز در هفته دارد، لازم است انتظارات شغلی مرتبط با او دوباره تنظیم شود.
بازطراحی شغل می‌تواند نقش‌های شغلی موجود را ارتقا دهد یا نقش های جدیدی ایجاد کند. مفهوم بازطراحی شغل جدید نیست. آنچه جدید است، اتخاذ روشی ساختاریافته برای بازطراحی و تصور مجدد نحوه انجام مشاغل مبتنی بر چهار جنبه اصلی استراتژی و ساختار سازمانی، فرایندها و وظایف، فناوری و افراد است. این رویکرد ساختاری با توجه به وابستگی متقابل چهار جنبه، برای اثربخشی در بازطراحی شغل بسیار مهم است. به عنوان مثال تغییر در استراتژی سازمانی می‌تواند باعث اتخاذ فناوری‌های جدید شود که به نوبه خود، نیاز به مهارت بالاتر و ایجاد فرهنگی دارد که از دیجیتال‌سازی پشتیبانی می‌کند. برای بازطراحی مشاغل، به روشی ساختاری، می‌توان از رویکرد سه مرحله‌ای استفاده کرد:
مرحله اول: نیاز به بازطراحی شغل را تشخیص دهید.
هنگام تصمیم‌گیری در مورد نیاز به بازطراحی شغل، مشاغل باید سوالات مربوط به چهار جنبه اصلی استراتژی و ساختار سازمانی، فرایندها و وظایف، فناوری و افراد را در نظر بگیرند. اگر سازمان در حال شروع یک استراتژی جدید است که به توسعه ساختارها و تیم‌های جدید یا ایجاد قابلیت‌های اصلی و روش‌های جدید کار نیاز دارد، بازطراحی شغل مورد نیاز است. این در حال حاضر یک ملاحظه اساسی است؛ زیرا شرکت‌ها خطوط جدید کسب و کار را در نظر می‌گیرند و نیروی انسانی خود را در واکنش به بحران کووید ۱۹ تغییر شکل می‌دهند.
در صورت نیاز به ساده‌سازی و بازطراحی فرآیندها، برای افزایش بهره‌وری و اثربخشی از طریق اتوماسیون یا دیجیتالی شدن، بازطراحی شغل مورد نیاز است. این‌ها شامل کارهایی با ارزش کم است، که در عین حال زمان‌بر یا زیاد است.
فناوری‌های جدید، فرصت‌های دیجیتالی‌سازی را ایجاد و فرآیندهای انعطاف‌پذیرتری را فراهم می‌کنند، نحوه کار را بهبود می‌بخشند یا مشتری و کارمند را به سمت تجارب بهتر هدایت می‌کنند. با همه این‌ها، نقش‌های شغلی را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهند، که مستلزم یادگیری مهارت‌های جدید توسط کارمندان است، تا با راه‌حل‌های جدید فناوری مطابقت داشته باشند.
مرحله دوم: مشاغل جدید را طراحی کنید.
پس از شناسایی نقش‌های شغلی که باید دوباره طراحی شوند، باید نقش‌های جدید شغلی، با بررسی چگونگی ترکیب بهتر طراحی فرآیند، پذیرش و پیشرفت فناوری و مهارت‌های برتر، برای کاهش موارد تشخیص داده شده در مرحله یک، طراحی شود.
به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی در نظر داشت، استفاده از ماشین را افزایش دهد و تولید کلی را بهبود بخشد. یک راه‌حل با اینترنت اشیا و سنسورهای نصب شده در ماشین‌آلات تولید، در کل زنجیره تولید اجرا شد. اطلاعات دقیق جمع‌آوری شده به مدیر تولید کمک می‌کند تا گلوگاه‌ها و مناطق بالقوه‌ای خطای انسانی را شناسایی و برطرف کند. بنابراین نقش مدیر تولید با استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها و بهبود مستمر، با فرصت‌های بالقوه برای کمک به کارمند در مدیریت این مسئولیت‌های جدید، دوباره طراحی شد.
مرحله سوم: اجرای نقش‌های شغلی جدید را فعال کنید.
برای امکان اجرای موفقیت‌آمیز نقش‌های شغلی دوباره طراحی شده، مدیریت تغییر لازم خواهد بود. به عنوان مثال، می‌توان ورودی‌های دارندگان نقش شغلی فعلی، در هنگام بازطراحی نقش‌های شغلی آنها را درخواست کرد. همچنین باید آموزش و پشتیبانی برای کمک به انطباق آنها با روش‌های جدید کار، به ویژه در زمینه آشنایی با فناوری فراهم شود. روش‌های منابع انسانی، مانند یادگیری، توسعه و مدیریت عملکرد، برای حمایت بیشتر از این افراد، در زمینه مهارت‌های بیشتر برای به عهده گرفتن مسئولیت‌های جدید، باید به‌روز شوند.
کار مجازی سازمان‌ها باید در میان بازگشت تدریجی به محل کار ادامه یابد. اول اینکه بیشتر افراد نزدیک به یک سال است که عملا دورکاری می‌کنند. گرچه زمان قابل توجهی به نظر می‌رسد، اما بعید است که کارفرمایان طیف کاملی از فرصت‌هایی را که کار مجازی فراهم می‌کند، کشف کرده باشند.
دوم ماهیت کار مجازی هنگامی تغییر خواهد کرد که سازمان‌ها بتوانند آن را با کارهای مرتبط ترکیب کنند. سازمان‌ها می‌توانند به جای انجام همه کارها از راه دور، کاوش عمیق‌تری در فرایندها و روش‌هایی انجام دهند که کار مجازی برای بهینه‌سازی مزایای سازمانی به دنبال دارد.
اگر افراد گزینه کار در خانه را داشته باشند، به نظر می‌رسد که آنها از این زمان برای مشارکت در کارهای فردی یا جلسات از راه دور استفاده خواهند کرد. هنگامی که کارمندان تصمیم می‌گیرند در محل کار حضور داشته باشند، زمانی است که نیاز به تعاملات شخصی دارند. ابزارهای دیجیتال می‌توانند با شناسایی افرادی که همزمان در دفتر کار هستند، به حداکثر رساندن تعاملات حضوری، کمک کنند. این برنامه‌ها می‌توانند ویژگی‌های پیشرفته توصیه را با استفاده از تجزیه و تحلیل شبکه سازمانی در میان کسانی که در دفتر کار هستند، ترکیب کنند. این افزایش دیجیتالی شدن و تجزیه و تحلیل می‌تواند به بهبود جریان دانش سازمانی نیز کمک کند.
در حالی‌که ابزارهای دیجیتالی فرصت‌هایی را برای کار به روش‌های جدید ایجاد می‌کنند، سازمان‌ها همچنین باید آینده را بیشتر بررسی کنند. درباره نحوه استفاده از این ابزارها برای پشتیبانی از تغییر در رفتار کارمندان، همزمان با خودکار بودن کار تحقیق کنند. همچنین کارمندان بیشتری که یک مدل ترکیبی را با کار از راه دور و حضور محل کار اتخاذ می‌کنند، باید در مورد چگونگی مدیریت عملکرد خود تجدید نظر کنند.
جلوگیری از انزوای حرفه‌ای هنگام کار از راه دور
بزرگترین چالش کار در خانه ممکن است عدم همکاری حضوری با همکاران باشد. کارگران از راه دور نمی‌توانند مدیران، کارمندان یا اعضای تیم خود را در راهرو ببینند. در نتیجه تماس منظم از طریق ایمیل، تماس تلفنی و جلسات مجازی بسیار مهم است. ممکن است در ابتدای جلسات به طور خاص برای گفتگوهای کوچک وقت بگذارید، تا به افراد برای تعامل فرصت دهید. مدیران ممکن است در نظر بگیرند که با هر یک از کارمندان یک چک پنج دقیقه‌ای منظم انجام دهند، حتی اگر هیچ کار فوری برای بحث وجود نداشته باشد.
کار از راه دور و تعادل بین زندگی و کار در طی ویروس کرونا
کلید تعادل بین زندگی شخصی و زندگی به عنوان یک کارمند از راه دور این است که بتوانید محدودیت‌هایی را تعیین کنید؛ هم برای کار و هم برای تعهدات شخصی. برای شروع:
- یک برنامه روتین ایجاد کنید. برنامه‌ای تدوین کنید که ابتدا و پایان روز کاری شما را تعریف کند. تختخواب خود را مرتب کرده و هر روز صبح طوری لباس بپوشید که گویی قصد ورود به دفتر را دارید. وقتی هر روز کارتان تمام شد، لباس خود را عوض کنید،. به جای رفت و آمد عادی خود پیاده‌روی کنید یا با بچه‌ها یک فعالیت انجام دهید. شروع و توقف کار تقریباً در هر یک ساعت نیز ممکن است کمک کند.
- از اراده خود استفاده کنید. با تغذیه سالم و ورزش از خود مراقبت کنید. مقاومت در برابر وسوسه انجام کار دیگر، در صورت نیاز به نظم و انضباط برای تعیین مرزهای شغلی و زندگی شخصی به شما کمک می‌کند.
- با مدیر خود صحبت کنید. درباره انتظارات مدیر خود از در دسترس بودن و موانعی ممکن در خانه، بحث کنید. بپرسید که برای بررسی ایمیل‌های کاری یا پاسخگویی به درخواست‌های کاری چه ساعتی از روز برای شما قابل قبول است. در مورد یک برنامه جایگزین انعطاف‌پذیر توافق کنید؛ تا بتوانید در طول روز مدتی را به مراقبت از فرزندان خود اختصاص دهید و در ساعات دیگر ساعت‌ها را جبران کنید.
- کارهای خود را اولویت‌بندی کنید. روی مهم‌ترین کار خود در حال حاضر تمرکز کنید. تمام وقت کار کردن برای شما یا خانواده خوب نیست.کار در خانه نیاز به صبر، خلاقیت و پشتکار دارد. به آزمایش ادامه دهید تا بفهمید در این دوره نامطمئن چه چیزی برای شما بهتر است.